Как оплатить инвойс?

Одним из ключевых документов, который используется в международной торговле, является инвойс. Это своего рода счёт на оплату товара, который будет отправлен за рубеж. Оплата инвойса может потребоваться в разных случаях, например, при покупке автомобиля за рубежом. Рассмотрим подробнее, что это за документ, как его оформить и оплатить, какие есть виды инвойса и почему банки могут отказать в оплате?

Что это такое?

Инвойс используется продавцом для оформления продажи товаров, экспортируемых за границу. Он содержит подробную информацию о транзакции, включая описание товаров, их стоимость и другие детали сделки. Расчет таможенных пошлин происходит на основании стоимости, указанной в инвойсе. Кроме того, без этого документа транспортная компания не примет ваш груз для транспортировки.

Инвойс должен включать в себя следующие данные:

• Номер инвойса и дату его оформления.
• Данные сторон: наименование компаний или ФИО, адреса, реквизиты и телефоны.
• Описание товаров: детальное описание каждого товара, их количество, страна происхождения и стоимость.
• Условия оплаты: крайний срок и способ оплаты.
• Доп. сведения: информация о доставке, гарантиях и другие важные детали.

Документ в России составляется одновременно на рус. и англ. языках.

Виды инвойсов

Существует 2 типа инвойса, каждый из которых предназначен для разных целей.

Проформа-инвойс – это предварительный документ, который отправляется покупателю до завершения сделки. Он служит как оценочная смета и содержит предполагаемую информацию о транзакции. Проформа-инвойс необходим для определения окончательных условий сделки и согласования деталей между сторонами. Коммерческий инвойс служит для официального подтверждения сделки, именно на его основании производится оплата. Он содержит всю необходимую информацию об экспортируемом товаре, его стоимости и условиях оплаты. Коммерческие инвойсы используются в международной торговле и служат для таможенного оформления грузов.

Примеры инвойса

Как заполнить документ?

Процесс заполнения инвойса требует внимательности и аккуратности. Рассмотрим основные шаги:

• Основные данные. В верхней части инвойса укажите наименование и контакты своей компании. Это поможет клиенту быстро идентифицировать отправителя и при необходимости связаться с вами.
• Данные клиента. Проверьте, что все данные указаны правильно. Ошибки в этой части могут вызвать задержку в оплате или проблемы с доставкой товаров.
• Сведения о товаре/услуге. Каждая позиция в инвойсе должна быть чётко описана. Укажите количество, стоимость за единицу и общую стоимость для каждого товара или услуги.

При необходимости укажите информацию о доставке, гарантиях и других условиях, которые могут быть важны для покупателя. Внимательно проверьте инвойс перед отправкой, поскольку неправильно указанные данные могут привести к отказу в оплате или задержке товара на границе.

Поставьте подпись и передайте документ клиенту удобным для него способом – по электронной почте или в печатном виде. Помните, что правила заполнения инвойса могут различаться в разных странах.

Как оплатить инвойс?

Есть несколько способов оплаты инвойсов, и каждый из них имеет свои особенности, преимущества и недостатки. Рассмотрим 2 самых простых способа – через банк или платежный сервис.

Через банк:

• Получите инвойс. Ваш продавец отправит вам электронную версию инвойса, которая содержит все необходимые детали для совершения оплаты.
• Распечатайте инвойс и возьмите паспорт. Вам понадобятся эти документы для подтверждения вашей личности и совершения операции.
• Найдите банк для международных переводов. Важно выбрать банк, у которого есть возможность совершать международные переводы в нужную страну. Не все российские банки могут работать с недружественными странами из-за санкций, поэтому уточните у менеджера компании, в страны каких банков возможен перевод.
• Отправляйтесь в банк и оплатите инвойс. Процедура оплаты в банке занимает обычно около 1-1,5 часов.

Через платежные сервисы (например, MoneyPort):

• Зарегистрируйтесь в личном кабинете. Выберите сервис и создайте учетную запись.
• Выберите опцию «Оплата инвойса». В личном кабинете найдите соответствующую опцию для совершения платежа.
• Обсудите детали перевода с менеджером или тех. поддержкой. Уточните все нюансы и требования к оплате. Специалисты помогут избежать ошибок.
• Пришлите инвойс, агент поможет подготовить необходимые документы. Вы можете загрузить инвойс в систему, и специалисты сервиса помогут подготовить все необходимые документы.
• Внесите платеж за поставку. После оформления документов вы можете внести платеж.
• Сервис переведет их вашему поставщику. Сервис выполнит перевод денег вашему поставщику.

Обратите внимание, что и банки, и платежные сервисы взымают за международный перевод комиссию. Также могут быть установлены размеры минимального и максимального платежа.

Сколько в среднем обрабатываются платежи по инвойс счету?

Сроки обработки платежей варьируются в зависимости от используемого метода. Банковские переводы обычно занимают 2-5 рабочих дней. Платежные сервисы, такие как MoneyPort, часто предлагают более быстрые сроки, которые могут составлять 1-2 рабочих дня, в зависимости от времени подачи заявки и часового пояса стран-участников транзакции.

Почему банки могут отказать в оплате инвойса?

Некоторые банки могут отказаться от проведения переводов в определенные страны из-за наложенных санкций. Но это не все проблемы, с которыми можно столкнуться при попытке оплатить инвойс, поскольку даже те банки, которые не попали в санкционные списки, сталкиваются с нежеланием иностранных корреспондентов сотрудничать. Нередки случаи, когда деньги зависают на полпути и не доходят до адресата. В этом случае нужно подать заявление на розыск платежа или самостоятельно обратиться в банк-корреспондент за ответом, на каком этапе утеряны или заморожены деньги.

Еще одна проблема, с которой можно столкнуться при оплате инвойса – ошибки в документации. Неправильно оформленные документы или неверные данные могут стать причиной отказа в проведении транзакции.

Внимательно оформив документы и заранее уточнив все детали, вы сможете успешно оплатить инвойс и завершить сделку с вашим поставщиком.